Finance Ops Map

Advance · Expense · Settlement · Payment

Bản đồ nghiệp vụ tiền nội bộ

Ứng tiền không phải chi phí. Quyết toán không phải thanh toán.

Hệ chuẩn ERP tách rõ 4 lớp: doanh nghiệp giao tiền cho một đối tượng giữ, đối tượng khai báo chi tiêu thật, hệ thống đối chiếu chênh lệch, rồi kế toán mới thu lại hoặc chi thêm tiền.

AdvanceTiền tạm giao, vẫn là tài sản/công nợ nội bộ

ExpenseChi phí thực tế, cần chứng từ/hóa đơn

SettlementĐối chiếu ứng với chi, sinh chênh lệch

PaymentDòng tiền cuối: thu lại hoặc chi thêm

1. Luồng chuẩn toàn hệ

Không gộp ứng tiền, chi tiêu, quyết toán và thanh toán vào một trạng thái duy nhất.

Request

Nhân viên/NCC/phòng ban tạo yêu cầu ứng tiền. Ghi mục đích, số tiền, đối tượng, hạn quyết toán.

Approval

Quản lý/kế toán duyệt hạn mức. Chưa phát sinh dòng tiền.

Advance Payment

Phiếu chi/chuyển khoản ứng tiền cho đối tượng nhận. Tạo khoản phải thu nội bộ.

Expense Claim

Đối tượng khai báo khoản đã chi, đính hóa đơn/chứng từ.

Settlement

Hệ thống tính: Expense - Advance = Balance.

AR/AP

Nếu dư tiền: phải thu. Nếu chi vượt: phải trả. Nếu bằng nhau: đóng hồ sơ.

Receipt / Payment

Kế toán thu lại tiền dư hoặc chi bổ sung. Sau đó hồ sơ mới đóng.

2. Chênh lệch sinh ra ở đâu?

Chênh lệch không do kế toán nhập tay. Nó được hệ thống tự tính tại bước Settlement.

Expense = Advance

Không cần thu/chi thêm. Đóng hồ sơ quyết toán.

Expense > Advance

+2.500.000

Công ty còn phải trả thêm cho đối tượng nhận tiền.

Expense < Advance

-3.000.000

Đối tượng phải hoàn lại tiền dư cho công ty.

3. Phiếu thu / phiếu chi sau Settlement ghi đối tượng nào?

Đối tượng luôn là người/tổ chức đang giữ tiền hoặc cần được thanh toán thêm. Không nên mặc định là “nhân viên”.

Tình huống	Đối tượng trên phiếu	Khi dư tiền	Khi chi vượt
Ứng nhân viên đi công tác/mua hàng	Nhân viên nhận ứng	Phiếu thu từ nhân viên	Phiếu chi trả thêm cho nhân viên
Ứng phòng ban	Người đại diện chịu trách nhiệm, kèm phòng ban	Phiếu thu từ người đại diện	Phiếu chi cho người đại diện
Đặt cọc / tạm ứng nhà cung cấp	Nhà cung cấp	Phiếu thu từ NCC hoặc bù trừ công nợ	Phiếu chi thanh toán phần còn lại
Ứng thủ quỹ / quỹ nội bộ	Thủ quỹ hoặc người giữ quỹ	Nộp lại quỹ/công ty	Cấp thêm quỹ
Chi hộ / thu hộ	Đối tác/nhân sự/khách hàng liên quan	Thu lại từ đối tượng phải hoàn	Chi thêm cho đối tượng được nhận

4. Tách sổ: bản chất kế toán

Sổ Advance

Ứng tiền cho A20.000.000

Trạng tháiOpen

Bản chấtKhoản phải thu / tiền đang nằm ở đối tượng

Sổ Expense

Chi phí hợp lệ18.000.000

Chứng từĐã đính kèm

Bản chấtChi phí thật hoặc tài sản/hàng hóa

Settlement

Expense 18.000.000 - Advance 20.000.000 = -2.000.000

Waiting RefundReceivable

→

Receipt

Thu lại 2.000.000 từ đối tượng nhận ứng. Khi tiền về, hồ sơ mới chuyển Closed.

Cash/Bank InClosed

5. Logic Việt Nam cần hỗ trợ thêm

Nhân viên ứng tiền

Công tác phí
Mua vật tư
Chi marketing nhỏ
Hoàn ứng theo chứng từ

Nhà cung cấp

Đặt cọc đơn hàng
Tạm ứng sản xuất
Thanh toán theo tiến độ
Bù trừ công nợ

Nội bộ / quỹ

Thủ quỹ giữ tiền
Phòng ban giữ ngân sách
Chi hộ / thu hộ
COD, vận chuyển, hoàn tiền

6. Trạng thái nên có trong hệ thống

DraftĐề nghị ứng tiền mới tạo.

ApprovedĐã duyệt nhưng chưa chi tiền.

AdvancedĐã ứng tiền, đang chờ sử dụng/quyết toán.

ClaimedĐã khai báo chi tiêu, chờ kiểm tra chứng từ.

SettledĐã đối chiếu, sinh chênh lệch.

Waiting RefundĐối tượng phải hoàn lại tiền.

Waiting PaymentCông ty phải trả thêm.

Partially PaidĐã thu/chi một phần.

ClosedKhông còn công nợ/dòng tiền treo.

OverdueQuá hạn quyết toán hoặc quá hạn hoàn tiền.

7. Kết luận thiết kế

Không thiết kế “ứng tiền” như một loại phiếu chi đơn giản. Nên coi nó là một hồ sơ tài chính có vòng đời: người nhận tiền, mục đích, chứng từ, số đã chi, số còn dư, số cần trả thêm, số đã thu/chi thật và trạng thái đóng hồ sơ.

Advance ≠ ExpenseSettlement ≠ PaymentCounterparty bắt buộcChênh lệch hệ thống tự tínhThu/chi sau quyết toán